Hablamos de la productividad y el presentismo. ¿Qué puede hacer el empleado para aprovechar su tiempo? ¿Cómo puede educar a sus jefes en una cultura que prime lo que produces, no el tiempo que permaneces en tu puesto de trabajo?
A todo ello nos responde Eva Aguilera en una entrevista cuyo extracto ha sido publicado en Expansión & Empleo y en El Mundo. Aquí os ofrecemos la entrevista completa
1. ¿Cuál es la mejor receta para trabajar menos tiempo y mejor?
No creo en las recetas mágicas, pero si en algunos ingredientes indispensables. Lo primero es creer que es posible trabajar menos horas y mejor. Cuando se parte de esa creencia, organizar la jornada es más fácil. Dedicas el tiempo a lo verdaderamente importante. No gastas tiempo, sino que inviertes. Priorizas y asignas tiempos. Sientes que eres dueño de tu vida.
Tener claro tu misión en el trabajo: para qué te pagan. Las cosas que haces en la jornada de trabajo tienen que ser coherentes con el valor añadido que aportas tú como profesional y como persona. Cuando tienes claro tu misión, es más fácil decir que NO a otras cosas. Y salir a tu hora. Tú y tu equipo.
Ponerse objetivos realistas semanales y diarios. Y agendarlos. Lo que no se agenda no existe. Ser flexible pero firme.
Blindarse el tiempo y el espacio para aquellas tareas que requieren más concentración y esfuerzo por nuestra parte. No dejarlos para el final.
Ahora está muy de moda el mindfulness. Como dice mi madre, “hay que estar en lo que estás”. Estar presente con los cinco sentidos en cada tarea. Si lo llevas a una jornada laboral, realmente se trata de poner todo tu foco en cada cosa que hagas.
Hacer pequeños ejercicios de transición de tarea: algo tan simple como parar para escuchar tu respiración, cerrar los ojos y estar en ti durante 1 o 2 minutos. No tienes que hacerlo delante de nadie. Vete al baño y listo!
2. ¿Qué estrategia tiene que llevar a cabo para que una manera efectiva de trabajar contagie a jefes y colaboradores?
Las forma de darle importancia algo es ponerle tiempo, atención y presupuesto. Una buena forma de empezar a cambiar la cultura de una organización es marcar la visión de futuro. (Como queremos ser en un futuro). Esto implica que la Dirección pare para pensar cómo quiere ser, cuáles son sus valores, qué es lo más importante sobre cualquier otra cosa para esa organización, etc….
La Dirección y los Mandos son claves para implantar este tipo de cultura. En muchas ocasiones, los jefes “permiten” a sus equipos que se organicen sus agendas, que concilien sus vidas y que tengan jornadas de trabajo “normales”, pero ellos mismos “no se lo permiten”, es decir, no creen que ellos puedan o deban hacerlo. Romper esa creencia directiva es uno de los principales retos corporativos para implantar cualquier estrategia de trabajo saludable: dar ejemplo de verdad
3. Como gestionar una jornada laboral de manera eficiente.
- Lo más importante es tener un propósito bien definido. Ser coherente con tus principios y la misión de tu trabajo. Tener claro para qué te pagan. Todo lo que hagas que no esté alineado con ese propósito es perder el tiempo.
- Siendo firme con la agenda, pero también flexible, comprensivo y generoso con los imprevistos y las necesidades de los demás.
- Dejando un tiempo diario sin agendar para los imprevistos del día
- Siendo asertivo ante las interrupciones, ladrones del tiempo y las reuniones sin agendar.
- Yendo sólo a reuniones donde sabes para qué vas. La mayor parte de las horas de una jornada de trabajo se van con reuniones improductivas donde no se dice lo que se piensa de verdad, no se escucha y no se llegan a buenas decisiones estratégicas compartidas, sino decisiones improvisadas.
- Dedicar un tiempo a la semana (los viernes a última hora o los lunes a primera hora, por ejemplo) para marcar los objetivos de la siguiente. Objetivos realistas, alcanzables, motivadores y medibles. Coherentes con la misión del puesto de trabajo y que contemplen tanto los resultados como las relaciones.
- Dedicar 10 minutos diarios a primera hora para analizar la agenda del día y flexibilizar si es estrictamente necesario.
- Preguntarse varias veces al día ¿para qué /para quién hago lo que estoy haciendo? Cuando perdemos el sentido de lo que hacemos, entramos en piloto automático y cada día se convierte en una lucha por sacar tu trabajo adelante sin morir en el intento.
- No ser egoísta con tu agenda, tu tiempo y tus objetivos. Una cosa es ser eficiente y otra cosa es ser egoísta. Lo mejor es compartir tus buenas prácticas con los demás.
4. ¿Cuál es el impacto de un lugar de trabajo inadecuado en el rendimiento de una persona?
Vivimos en una etapa de cambio en el modo de trabajo. Los espacios abiertos cobran protagonismo frente a los despachos cerrados asilados y los muros que separan. Los espacios abiertos colaborativos suponen una mejora considerable en la calidad de comunicación. La interacción entre trabajadores y departamentos se convierte en un acto natural y espontáneo en el que se puede ahorrar tiempo agilizando procesos de trabajo. Sin embargo, Este nuevo concepto de espacio implica una nueva conciencia de trabajo. Nuevas competencias y valores cobran protagonismo: la autogestión, la colaboración, la empatía, la asertividad y el trabajo en equipo.
Una de las claves para rendir de una forma efectiva en estos entornos colaborativos es acordar unas reglas y principios de comportamiento basadas en el respeto como elemento indispensable para el mejor rendimiento. A veces algo tan sencillo como pedir que se hable por teléfono en otra sala, o pedir a un compañero que baje el tono de voz puede ser toda una batalla campal. Acordar las reglas, la solución
5. ¿Qué actores (profesionales tóxicos) influyen de manera negativa en el desarrollo de la jornada laboral?
Los pertenecientes al “Club de las Víctimas”, son aquellas personas que hablan solo para quejarse de todo sin aportar soluciones. Ya no es tanto por el tiempo que gastan en quejarse, sino por el “mal cuerpo” que se te queda después de escucharles y el tiempo que tardas tú en volver a ser eficiente.
Los pertenecientes al “Club de los 5 minutos”, aquellos compañeros y jefes (sí, jefes) que te interrumpen muy amablemente bajo el lema de “solo serán 5 minutos” y nunca son 5 minutos!
Los “Adictos a las reuniones”, son aquellos que convocan a reuniones sin orden del día, sin objetivos y sin saber quién va y para qué va. Y también aquellos que aceptan todas las reuniones a las que les convocan sin saber para qué van, aunque se solapen en el mismo día y a la misma hora pensando que tendrán el poder divino de dividirse en dos…. La clave: no aceptar reuniones sin saber para qué vas.
Los “Asamblearios”, aquellos profesionales que cualquier decisión se les hace un mundo y necesitan organizar una asamblea para tomar decisiones sencillas para las qué están capacitados, pero que dudan de su criterio.
6. ¿Cuáles son las claves de una cultura corporativa eficaz que promueva un trabajo saludable?
La cultura corporativa es el resultado de la forma en que se hacen las cosas en una organización. Y la forma en que se hacen las cosas, es el resultado directo de los valores de las personas que la lideran. Para promover un trabajo saludable, las personas que la dirigen tienen que:
- Importarles las personas, en todos sus sentidos. Pero de hechos, no de palabras.
- Valorar la vida en todos sus sentidos, no solo la profesional.
- Querer cuidar de uno mismo, y de las personas que forman parte de su organización.
- Que veas tu organización como una forma de contribuir a la sociedad y al mundo.
- Dar ejemplo, promoviendo una vida sana, equilibrada y plena
Si los directivos de una organización tienen estos cinco valores, es muy probable que promuevan estrategias de trabajo saludable y medidas que lo garanticen.
7. ¿Cuál es el impacto de la revolución tecnológica (eternamente conectados) en un escenario de trabajo eficaz?
En la vida real, a veces, estar eternamente conectado es estar constantemente ausente. La transformación digital es un cambio que están viviendo todas las organizaciones, en mayor o menor medida. Nuevas competencias digitales se hacen hueco en la nueva realidad empresarial. Pero no podemos perder el norte. Cuando perdemos de vista que la tecnología tiene que estar al servicio de lo humano y que lo digital ha de acercarnos en lugar de separarnos… puede que empecemos a perdernos.
Trabajar de forma eficaz en un entorno digital y de transformación tecnológica, pasa por una sana autogestión. Cada vez es más frecuente en directivos, como se acogen a medidas como el teletrabajo (1 día a la semana) como una buena buena ocasión para planificar no sólo su propio trabajo sino el de todo su equipo.
8. ¿Cómo evitar que la planificación se traduzca en estrés?
La planificación estresa porque no se cumple lo planificado. Y se cae erróneamente en la trampa de pensar que planificar no sirve. A veces planificamos de una forma tan ambiciosa y tan poco realista que sabemos de antemano que no vamos a poder cumplir. Eso es lo que estresa. No llegar y no cumplir.
Planificar es parar para pensar. Si te estresas pensando, es porque no estás pensando bien. No todo se puede planificar ni la planificación es la solución a todo. Competencias como la improvisación, la flexibilidad y el manejo del cambio son claves en los nuevos entornos de trabajo. Hay que planificar, pero no con cabeza sino también con corazón.
