Especialista en competencias conversacionales, Laura cree esencial saber comunicarse dentro de las organizaciones.
¿Las principales ineficiencias organizativas son problemas de comunicación? ¿Nos comunicamos correctamente?
Efectivamente. El mayor problema no son cuestiones técnicas o la falta de talento, sino una deficiente comunicación: malos entendidos, exceso de información que no se sabe gestionar… Hablar es una habilidad aprendida desde que nacemos. Lo hacemos de manera inconsciente, y eso no siempre nos lleva a donde queremos.
El lenguaje genera realidad, tiene un impacto. En función de cómo utilizamos las palabras, generamos una realidad u otra. ¿Qué pasa? Que muchas veces los resultados no son los esperados y provocamos cosas que no pretendíamos. Importa pensar bien lo que vamos a decir. Necesitamos preparar bien las conversaciones importantes en las que queremos tener un impacto concreto.
¿Eso no resta espontaneidad a la vida? Si tenemos que preparar y diseñar lo que decimos, acabaremos siendo menos naturales.
No, simplemente se trata de ser consciente. No es que tengas que prepararlo todo, sino que cuando hables, te des cuenta de lo que estás diciendo y el impacto que puede tener en los demás, en los equipos, en los resultados, en los compañeros… No es quitar espontaneidad, sino ponerle conciencia a la comunicación, y no dejarnos llevar por el primer impulso.
En las organizaciones, un capítulo muy importante es cómo pedir y ofrecerse. ¿Sabemos pedir bien las cosas?
Pues la verdad es que no. Muchas veces pedimos sin decir realmente qué es lo que necesitamos, o lo que necesita la empresa, o lo que quiere la empresa de nosotros. Ocurre lo que decía antes: pedimos de manera impulsiva. Damos por hecho que el otro tiene que saber exactamente qué quieres y cómo lo quieres. Por ejemplo, a veces pedimos sin especificar el plazo, o siendo muy ambiguos: “para ya”, “para cuanto antes”, “para ayer”.
Interesante: damos por hecho que el otro lo entiende todo.
Efectivamente, damos por obvio que lo que yo tengo en mi cabeza, o lo que yo sé, o lo que entiendo, el otro lo tiene que entender, saber y pensar igual que yo.
La experiencia previa que tenemos no siempre es la misma. La manera de hacer las cosas puede no ser compartida, salvo que hayamos trabajado juntos o hayamos hecho esto ya antes. En ese caso, sí hay un trasfondo de obviedad compartido, por lo que no hace falta especificarlo todo. Pero cuando no hay ese trasfondo, hay que especificar y generar contexto.
Si generamos mucho contexto, puede parecer que no nos atrevemos a pedir, ¿no?
Bueno, hay que hacerlo en su justa medida. No se trata de dar absolutamente toda la información. Hay mucha que no es relevante. Pero lo que tampoco se puede hacer es dar una orden sin ningún contexto. Hay que generar el contexto que la otra persona necesita. Por eso es importante confirmar con la otra persona si necesita saber algo más, si es suficiente con lo que le estoy diciendo, y comprobar constantemente que los dos entendemos lo mismo.
¿Pedir bien incluye negociar, incluso cuando soy el jefe?
Si tengo la creencia de que por ser jefe el otro tiene la obligación de obedecer sin más, corro el riesgo de que las cosas se queden sin hacer. Al pedir, no debemos esperar un sí sin réplica. Pedir bien incluye negociar. Importa dar el espacio al otro para que exprese si puede hacerlo o no. Hay que tratar las condiciones. A lo mejor hay que negociar el plazo. Y si no se puede negociar el plazo, los recursos. Y si no se pueden negociar los recursos, el que otra persona pueda hacerlo.
Incluso cuando no se puede negociar nada, es bueno que el otro opine y cuente cómo lo ve, aunque solo sea para no llevarnos una desagradable sorpresa cuando se cumpla el plazo y las cosas no estén del todo acabadas, o no como a mí me gustaría.
Realizada la petición, comienza el seguimiento. ¿El peor seguimiento es el que no se hace?
Efectivamente. Aceptada la petición, no podemos esperar que, ya solo por eso, la tarea se vaya a ejecutar en plazo y sin ningún tipo de obstáculo. Hay que supervisar. No significa estar encima, en el cogote del otro a todas horas, sino acordar pequeños hitos e ir viendo el progreso de la ejecución. En ese tiempo pueden surgir nuevas tareas, cambios, imprevistos… Volvemos al principio: si hacemos un buen seguimiento, seremos conscientes y nos podremos anticipar.
Saber pedir. Muchas gracias, Laura.
